Politique de confidentialité

Introduction

Chez Topaze Assurances, la protection de votre vie privée est une priorité. Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1) et aux modifications introduites par la Loi 25, nous avons mis en place une politique encadrant le traitement de vos renseignements personnels de manière sécuritaire et confidentielle. Nous formons notre personnel afin qu'il respecte ces principes en tout temps. En nous transmettant vos renseignements, vous acceptez les modalités de la présente politique.

1. Définition d'un renseignement personnel

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l'identifier (art. 2 de la Loi). Ces renseignements peuvent notamment être de nature identitaire (nom, adresse, numéro de téléphone, numéro de permis de conduire), financière (numéro de carte de crédit) ou liée à votre dossier d'assurance. Nous nous engageons à les protéger avec rigueur.

2. Consentement

Aucun renseignement n'est recueilli sans votre consentement. En nous fournissant vos renseignements personnels, vous nous autorisez à les recueillir, les utiliser, les conserver et les communiquer aux fins décrites dans la présente politique.

3. Retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements en tout temps en nous contactant. Veuillez toutefois noter que ce retrait peut limiter notre capacité à vous offrir certains produits, tarifs ou services.

4. Fins de la collecte et de l'utilisation

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels pour les fins suivantes :

• vérifier votre identité;
• analyser vos besoins d'assurance et vous proposer des produits adaptés;
• calculer les primes d'assurance;
• émettre une police d'assurance et en assurer la gestion;
• traiter vos réclamations;
• répondre à vos questions;
• détecter et prévenir la fraude;
• réaliser des études de marché;
• satisfaire aux exigences légales et réglementaires.

Ces renseignements sont traités uniquement dans le cadre de notre relation d'affaires avec vous.

5. Limitation de la collecte

Nous limitons la collecte aux renseignements nécessaires aux fins mentionnées ci-dessus. Ils sont généralement recueillis directement auprès de vous, mais peuvent aussi provenir de tiers avec votre consentement ou lorsque la loi le permet.

6. Communication des renseignements à des tiers

Nous ne vendons jamais vos renseignements personnels. Nous ne les communiquons pas à des tiers sans votre consentement, sauf lorsque la loi l'exige ou le permet. Dans le cadre de notre mandat, vos renseignements peuvent être communiqués à des partenaires assujettis à des obligations de confidentialité, notamment :

• des assureurs, réassureurs et institutions financières, ainsi que les organismes responsables de leur réglementation;
• d'autres courtiers en assurance ou experts en sinistre;
• le Fichier central des sinistres automobiles et la Société de l'assurance automobile du Québec (SAAQ);
• des agences d'analyse de données sur le crédit, les risques et les sinistres;
• des agences de recouvrement;
• des fournisseurs de services infonuagiques et de gestion informatique;
• des prestataires de services de paiement autorisés;
• des consultants juridiques;
• les tribunaux et les organismes gouvernementaux légitimement autorisés.

7. Soumissions et demandes en ligne

Lorsque vous transmettez une demande de soumission par téléphone, en personne ou via notre site Web ou nos formulaires en ligne, vous comprenez et consentez à ce que Topaze Assurances :

• utilise vos renseignements afin d'analyser vos besoins et de préparer une soumission pour le produit demandé;
• communique avec vous par téléphone, par courriel ou par tout autre moyen pour discuter de votre dossier et, au besoin, vous présenter d'autres services offerts.

Le consentement de toutes les personnes visées par la demande doit être obtenu.

8. Témoins (cookies) et technologies de suivi

Afin d'améliorer la qualité de nos services et votre expérience sur notre site Web, nous pouvons utiliser des témoins (cookies) et d'autres outils de Web Analytics permettant de retenir vos préférences et d'analyser vos interactions avec le site. Vous pouvez configurer votre navigateur pour limiter ou bloquer ces témoins.

9. Communications par courriel et désabonnement

À la suite de la transmission de votre adresse courriel, nous pourrions vous faire parvenir de l'information par ce moyen. Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), vous pouvez en tout temps retirer votre consentement et vous désabonner, soit en utilisant le lien de désabonnement prévu dans le message, soit en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels.

10. Enregistrement des appels téléphoniques

À des fins d'intégrité des informations, de formation et de contrôle de la qualité, nos conversations téléphoniques sont susceptibles d'être enregistrées ou écoutées.

11. Conservation et destruction

Nous conservons vos renseignements personnels pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et conformément aux obligations légales auxquelles nous sommes assujettis. Ils sont ensuite détruits ou anonymisés de façon sécuritaire.

12. Hébergement et communication hors Québec

Vos données sont hébergées sur des serveurs situés au Canada. Certains de nos fournisseurs pourraient toutefois héberger ou traiter des renseignements à l'extérieur du Québec ou du Canada; ils seraient alors soumis aux lois des juridictions applicables. Avant toute communication de renseignements à l'extérieur du Québec, nous procédons à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée afin de nous assurer que ceux-ci bénéficient d'une protection adéquate.

13. Sécurité des renseignements

Nous appliquons des mesures de sécurité physiques et technologiques rigoureuses : contrôles d'accès, formation du personnel, chiffrement des données, surveillance des intrusions et plans de récupération en cas de sinistre. Seuls les employés, mandataires, partenaires et fournisseurs qui doivent y accéder dans le cadre de leurs fonctions y ont accès. Aucune méthode de transmission ou de stockage ne pouvant garantir une sécurité absolue, nous mettons tout en œuvre pour réduire les risques.

14. Exactitude des renseignements

Nous nous efforçons de maintenir vos renseignements exacts et à jour. Nous vous invitons à nous informer de tout changement afin d'en garantir l'exactitude.

15. Droit d'accès et de rectification

Vous avez le droit d'accéder à vos renseignements personnels et d'en demander la rectification. Pour ce faire, transmettez une demande écrite à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Vous recevrez un accusé de réception, votre identité sera validée, et votre demande sera traitée au plus tard dans les 30 jours suivant sa réception (art. 32 de la Loi).

16. Décisions automatisées et droit à la portabilité

Si une décision vous concernant devait être fondée exclusivement sur un traitement automatisé de vos renseignements, vous en seriez informé et pourriez présenter vos observations. Vous disposez également du droit d'obtenir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisés que vous nous avez fournis.

17. Incidents de confidentialité

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous prenons les mesures raisonnables pour en réduire les conséquences, tenons un registre des incidents et avisons les personnes concernées ainsi que la Commission d'accès à l'information, conformément à la Loi.

18. Communications électroniques : dégagement de responsabilité

Comme tout courrier ou appel standard, une communication par Internet ou par courriel non chiffré ne peut être entièrement sécuritaire ni confidentielle, et demeure susceptible d'être interceptée, altérée ou perdue. Topaze Assurances ne saurait être tenue responsable des dommages pouvant en découler.

19. Modifications de la politique

La présente politique peut évoluer afin de refléter les changements internes ou législatifs. Nous vous invitons à la consulter régulièrement pour vous tenir informé.

20. Responsable de la protection des renseignements personnels

Un responsable de la protection des renseignements personnels a été désigné chez Topaze Assurances afin de veiller au respect de la présente politique et des lois applicables. Pour toute question, demande d'accès ou de rectification, ou toute préoccupation relative à la confidentialité, vous pouvez le joindre :

Maxime Michaud
Président et responsable de la protection des renseignements personnels
Courtier en assurance de dommages des particuliers
Courriel : mm@topazeassurances.ca
Téléphone : (450) 327-2777
Bureau : 6, rue Cabanac, Saint-Hippolyte (Québec) J8A 3C1

Dernière mise à jour : 28 mai 2026